Gestión clínica: el cambio a un sistema informatizado

El cambio de documentos en papel a sistemas electrónicos como los VPMS (Veterinary Practice Management Software o Software para la Gestión de la Actividad Veterinaria) puede ser un una tarea complicada. Hasta un pequeña clínica veterinaria tiene cientos de pacientes registrados que deben ser convertidos al formato digital antes de poder ser utilizados. Algunos centros veterinarios cometen el error de no tomar en consideración sus datos hasta que no están a medio camino de la adecuación del sistema informatico, abandonandolo por la magnitud del proyecto.

Es importante analizar la situación de los datos antes de de adquirir un gestor veterinario.

En la práctica la complejidad y el número de registros de pacientes pueden verse influidos por nuestras decisiones de adquisición. Posteriormente indicaremos algunos pasos que pueden contribuir a hacer el proceso más gestionable.

1.Valorar el estado de la base de datos

La inclusión de los datos en la fuente juega un rol significativo para decidir el éxito del proceso de conversión. Echa un vistazo a vuestras copias físicas para localizar los datos que faltan, están incompleto o son ilegibles. Por lo tanto será posible identificar e implementar medidas para limpiar los datos y garantizar que estén al día.

2.Ordenar los campos de datos

Determina cuales son los pacientes más activos para que puedas enfocar sus esfuerzos iniciales en ellos. Habrá algunos artículos que no son necesarios para un grupo mientras que otro grupo puede necesitar campos adicionales . Tú decides cómo implementar estas diferencias. Asegúrate de que todos los documentos que deseas convertir tienen un campo correspondiente en el software veterinario que quiere comprar. Algunos elementos pueden necesitar ser colocados en una sección de \"notas generales \" si no se dispone de una ubicación más específica.

3. Identificar cual es el mejor método para la conversión

Para cada elemento o documento que constituya tus datos, establece el mejor método de entrada en el sistema. Éste será determinado por el valor de la información y el tiempo necesario para insertarlo. Por ejemplo algunos documentos pueden estar sujetos a escanear mientras que otros serán introducidos manualmente mediante la escritura o con el dictado de voz. Algunos tipos de información, como los informes de laboratorio odiagnóstico, podrían estar disponibles en formato digital. De esta manera sería posible lograr una integración entre los sistemas para que puedan trabajar con el mismo formato de datos.

4. Calendario y presupuesto

Haz un plan detallado de tiempo y un presupuesto que englobe todo el proyecto. No seas codicioso, los incentivos económicos, tales como bonos o unas vacaciones no son algo a tener en cuenta si a cambio veterinarios y personal tienen que trabajar más horas y/o volver a trabajar el fin de semana.

Una estrategia bien planificada, que equilibre la utilidad de la información con el costo de la conversión, asegurará que la conversión de datos sea completa sin poner en riesgo los objetivos principales haciendo que tu gestor veterinario sea fiable y esté libre lagunas.