Cuestiones legales sobre conservación, transformación y almacenaje de documentos de facturación

Los veterinarios deben tener una serie de consideraciones en cuenta a la hora de manejar factura

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Cuestiones legales sobre conservación, transformación y almacenaje de documentos de facturación

by admin Blogger

Publicado el 04/09/2015

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La normativa de la Agencia tributaria establece una serie de consideraciones que los veterinarios deben tener en cuenta a la hora de manejar facturas:

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Obligación de conservar los documentos de facturación

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El veterinario deberá conservar las copias o matrices de las facturas y los documentos sustitutivos expedidos, las facturas originales y los justificantes contables.

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La Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, establece en la letra e) del apartado 2 del artículo 29, respecto de los obligados tributarios, la obligación de conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.

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Por su parte la Ley del IVA, en su artículo 165.1, redacción dada por el artículo 79.11 de la Ley 39/2010 de Presupuestos Generales del Estado para el año 2011, establece que las facturas recibidas, los justificantes contables y las copias de las facturas expedidas, deben conservarse, también por medios electrónicos, durante el plazo de prescripción del Impuesto.

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Se entiende por justificante contable cualquier documento que sirva de soporte a la anotación contable de la operación cuando quién la realice sea un empresario o profesional no establecido en la Comunidad.

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Cuando los documentos se refieran a adquisiciones por las cuales se haya soportado o satisfecho cuotas del Impuesto sobre el Valor Añadido, cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante el período de regularización correspondiente a dichas cuotas y los cuatro años siguientes.

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De acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento de facturación, los empresarios y profesionales deben conservar durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, los siguientes documentos:

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  • Las facturas y documentos sustitutivos recibidos.
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  • Las copias o matrices de las facturas expedidas y las copias de los documentos sustitutivos expedidos
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  • Las facturas originales o los justificantes contables de la operación expedidos por quien realice la entrega de bienes o la prestación de servicios en los supuestos de inversión del sujeto pasivo.
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  • Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, tanto el original por parte del expedidor, como la copia por el titular de la explotación
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  • Los documentos acreditativos del pago del Impuesto a la importación. La obligación también alcanza a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del IVA, y a quien sin ser empresario o profesional es sujeto pasivo del impuesto. En este último caso, la obligación alcanza únicamente a los documentos citados en el párrafo
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La obligación de conservación se refiere a los documentos recibidos en el formato y soporte original en el que hubieran sido remitidas.

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Conversión de un formato a otro

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El veterinario podrá convertir de un soporte a otro mediante la correspondiente opción de Software que permita la impresión a papel o la digitalización. La Administración tributaria puede exigir en cualquier momento al remisor o al receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible.

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Los artículos 7 y 8 de la orden EHA/962/2007 admiten algunas posibilidades de conversión.

\r\nEl destinatario puede proceder a la digitalización certificada de los documentos recibidos en papel que tengan el carácter de originales, siempre que el proceso de digitalización, que puede realizarse por el propio obligado tributario o por un tercero, se haga de acuerdo con lo previsto en el artículo 7 de la orden. En todo caso, será necesario utilizar un software de digitalización homologado por el Director del Departamento de Informática Tributaria.\r\n

El procedimiento de digitalización certificada también puede utilizarse respecto del resto de los documentos a que se refiere el artículo 19.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

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Cuando los documentos sean remitidos por medios electrónicos y firmados con firma electrónica avanzada, los destinatarios que lo deseen, tras verificar la firma, pueden conservarlos de forma impresa en papel.

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La conversión de soporte podrán realizarla mediante la correspondiente opción de software que permita la impresión a papel, junto con los contenidos del documento, de dos conjuntos de códigos PDF-417, considerados como dos marcas gráficas de autenticidad, de acuerdo con establecido en el artículo 8 de la orden.

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La obligación de conservación se puede cumplir por un tercero, que actuará en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo el cual será el responsable del cumplimiento de la obligación.

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Cuando el tercero no esté establecido en la Comunidad Europea, salvo que se encuentre establecido en Canarias, Ceuta o Melilla o en un país con el que exista un instrumento jurídico relativo a la cooperación administrativa en el ámbito del IVA (en la actualidad, el único país con el que existe un acuerdo de este tipo es Noruega), debe existir autorización por parte de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

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En este sentido, de acuerdo con la Instrucción 5/2004, de 1 de junio, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria se concreta que la concesión de dicha autorización corresponde al Departamento de Gestión Tributaria.

\r\nLa Ley 37/1992 prevé la posibilidad de que las facturas recibidas, los justificantes contables y las copias de las facturas expedidas, pueden conservarse por medios electrónicos. Cuando el sujeto pasivo conserve por medios electrónicos las facturas expedidas o recibidas, deberá garantizarse a la Administración tributaria tanto el acceso en línea a las facturas como su carga remota y utilización, con independencia del lugar en que se conserven.\r\n

De acuerdo con el Reglamento de facturación, todos los documentos, tanto los recibidos como los expedidos, deben conservarse de forma que se garantice el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora.

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Esta obligación podrá cumplirse, además de en papel, mediante la utilización de medios electrónicos. En este caso la conservación se debe efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido de forma que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

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A estos efectos, la Administración tributaria puede exigir en cualquier momento al remisor o al receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible. Se entenderá por acceso completo el que permita la consulta directa de todos y cada uno de los documentos.

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Cuando las facturas o documentos sustitutivos tengan soporte electrónico, el acceso completo debe entenderse como aquél que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro de IVA, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión a papel de aquellas facturas y documentos sustitutivos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal.

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Lugar de conservación

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El veterinario puede elegir dónde conservar los documentos y hacerlo utilizando medios electronicos pero debe garantizar siempre el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria

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Por su parte, los artículos 22 y 23 del Reglamento de facturación establecen que el empresario o profesional o el sujeto pasivo obligado a la conservación de las facturas o documentos sustitutivos podrá determinar el lugar de cumplimiento de dicha obligación, a condición de que ponga a disposición de la Administración tributaria y sin demora injustificada, toda la documentación así conservada.

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Cuando la obligación de conservación se cumpla mediante la utilización de medios electrónicos, se deberá garantizar a la Administración el acceso en línea a los documentos conservados, así como su carga remota y utilización. Esta obligación es independiente del lugar de conservación.

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Cuando la conservación se efectúe fuera de España, dicho extremo debe comunicarse, con carácter previo, a la Agencia Estatal de Administración Tributaria y únicamente se considerará válidamente cumplida la obligación si se realiza mediante el uso de medios electrónicos que garanticen el acceso completo al sistema informático de almacenamiento remoto y sin demora injustificada.

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Por tanto, no se admite la conservación de documentos en soporte papel fuera del territorio español. Cuando el lugar seleccionado para la conservación por el propio obligado tributario, o por un tercero que actúe en nombre y por cuenta del obligado tributario sea un tercer país no perteneciente a la Unión Europea o con el cual no exista un instrumento jurídico de asistencia mutua, la conservación de las facturas o documentos sustitutivos en dichos terceros países sólo podrá realizarse cuando lo haga de forma directa el obligado tributario previa comunicación al Departamento de Gestión de la AEAT, o cuando se encomiende a un tercero previa autorización del Director del Departamento de Gestión Tributaria siguiendo el procedimiento señalado en el artículo 8.4. de la orden ministerial de facturación telemática.

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El procedimiento indicado también es aplicable a los supuestos de autorización en relación con la expedición de facturas o documentos sustitutivos por los clientes o por terceros prestadores de servicios de facturación no residentes en España por cuenta de empresarios y profesionales residentes en territorio español.

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Este procedimiento sólo podrá instarse por empresarios o profesionales establecidos o residentes en España. 6.4 Plazo de conservación. Los documentos de facturación deben conservarse durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria.

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Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del Impuesto sobre el Valor Añadido cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente periodo de regularización y los cuatro años siguientes.

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Por otra parte, los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.

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