Software de digitalización homologados

Preguntas frecuentes sobre los software de digitalización homologados por el Director del Departamento de Informática Tributaria

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Software de digitalización homologados

by admin Blogger

Publicado el 13/09/2015

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A continuación vamos a intentar responder a las preguntas más recurrentes que se suelen presentar respecto a estos sistemas de digitalización:

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¿Qué es un “software de digitalización homologado” por la Agencia tributaria?

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Es un software de digitalización homologado por El Director del Departamento de Informática Tributaria. Para ello se sirve de la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, BOE de 1de noviembre de 2007.

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Ésta recoge el procedimiento a seguir para la homologación de software de digitalización certificada de facturas contemplado en el artículo 7 de la Orden EHA/ 962/2007 de 10 de abril de 2007.

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Para que la homologación del software de digitalización se produzca, se debe presentar una solicitud dirigida al Director del Departamento de Informática Tributaria en cualquier oficina de registro, en la que el solicitante debe aportar declaración responsable en la se declare que el software cumple la normativa, documentación técnica de descripción del citado software, el informe de auditoría y el plan de gestión de calidad, CD-ROM con información en formato digital y CD-ROM con copia del software según el artículo octavo de la mencionada Resolución. Si la documentación y el software cumplen la norma se emite resolución con la referencia de homologación que figurara como metadato.

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¿Quien debe solicitar esta homologación?

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La homologación debe ser solicitada por las entidades desarrolladoras del software. Las entidades interesadas presentarán una solicitud ante el Director del Departamento de Informática Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que deberá contener una declaración responsable de cumplimiento de los requisitos exigidos en la presente Orden, acompañada de la documentación que acredite su cumplimiento.

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¿Qué documentación se debe adjuntar?

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El solicitante deberá aportar las normas técnicas en las que se base el procedimiento de digitalización certificada que pretenda homologar, así como los protocolos o normas y procedimientos de seguridad, de control y de explotación referidos a la creación y consulta de la base de datos documental que contenga las imágenes digitalizadas de los documentos originales en papel suministrados por el obligado tributario y los mecanismos de firma electrónica utilizados.

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La documentación aportada deberá contener un informe emitido por una entidad de auditoría informática independiente con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada, en el que se exprese la opinión acerca del cumplimiento, por parte de la entidad solicitante, de las condiciones establecidas en esta Orden para la admisión de su sistema de digitalización certificada cuya homologación se solicita y sobre los procedimientos utilizados.

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¿Qué ocurre si no se presentan los documentos necesarios?

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Cuando la solicitud presentada no contenga todos los elementos que sean necesarios para permitir la verificación de los requisitos exigidos normativamente, se podrá requerir al solicitante para que en el plazo de 10 días, contados a partir del día siguiente al de la notificación del requerimiento, subsane los defectos de que adolezca, con indicación de que si así no lo hiciera se le tendrá por desistido y se procederá al archivo de la solicitud sin más trámite.

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Cuando el requerimiento de subsanación haya sido atendido en plazo pero no se entiendan subsanados los defectos observados, se notificará al solicitante la denegación de acuerdo con lo previsto en la letra e siguiente.

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¿Cómo efectua la verificación el Departamento de Informatica Tributaria?

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El Departamento de Informática Tributaria podrá recabar cuanta información complementaria entienda necesaria para comprobar la exactitud de lo declarado por el solicitante, así como efectuar las comprobaciones adicionales que crea convenientes.

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¿Qué ocurre una vez se ha verificado el cumplimiento de los requisitos?

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El Director del Departamento de Informática Tributaria acordará la homologación del software de digitalización presentado y su inclusión en una lista que se hará pública en la página web de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, www.agenciatributaria.es. En la resolución se describirán las condiciones en que la solicitud se entiende concedida y la referencia identificativa de la misma. En caso contrario, en el escrito de denegación de la autorización se deberá motivar la causa que impide la autorización. El acuerdo que se dicte será recurrible en alzada ante el Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

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El Director del Departamento de Informática Tributaria resolverá acerca de la solicitud de admisión en un plazo de seis meses. Si la verificación no hubiera finalizado en ese plazo, o no se hubiera dictado resolución expresa, la solicitud podrá entenderse desestimada por silencio administrativo.

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¿Sólo pueden solicitar la homologación entidades españolas?

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No, podrán efectuar la solicitud a que se refiere este artículo las entidades desarrolladoras establecida en España o en cualquier otro Estado miembro de la Unión Europea.

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¿Qué caracteristicas debe cumplir el software?

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El software de digitalización certificado debe cumplir con dos requisitos:

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  • Firma de la base de datos que garantice la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario.
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  • Acceso completo y sin demora injustificada a la base de datos. A estos efectos, se entiende por acceso completo aquél que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro regulados en el artículo 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal.
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¿Cuales son los formatos aceptados?

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Los formatos estándares de uso común: se entenderán como «formatos estándares de uso común» y serán admitidos como tales, aquellos que estén publicados en la página web de la Agencia Tributaria (www.agenciatributaria.es), similares a ISO 19005 (PDF/A), PNG, o JPEG2000. La técnica de compresión empleada, en su caso, debe ser sin pérdida de información.

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Para garantizar la independencia de la plataforma tecnológica y evitar su obsolescencia, los formatos utilizados deben ser autodocumentados y autosuficientes en contenido para asegurar el acceso a las imágenes.

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¿Cuál es el Nivel de Resolución aceptado?

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Se entiende por «Nivel de resolución» de la imagen digital codificada la resolución espacial de la imagen obtenida. Se establece que el nivel de resolución espacial de la imagen final debe ser como mínimo de 200 ppp (píxeles por pulgada), tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro, color o escala de grises.

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¿Cómo se garantiza una imagen fiel e íntegra?

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Se entenderá por imagen un único fichero digital distinto para cada factura, ya sea de una o varias páginas, que represente la apariencia física de la factura, de modo facsimilar dentro de los parámetros establecidos en el apartado anterior. La imagen obtenida debe respetar la geometría del original en tamaños y proporciones.

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  1. Para que la imagen se considere fiel e íntegra ha de ser obtenida en un proceso informático automático en el que sin interrupción del mismo y sin intervención en momento alguno de operador se realicen, en el orden indicado, las siguientes tareas:
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  3. Digitalización de la factura por un medio fotoeléctrico, de modo que se obtenga un fichero en memoria del sistema asociado al dispositivo.
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  5. Proceso de optimización de esa imagen para garantizar su legibilidad, de modo que todo el contenido del documento original pueda apreciarse y sea válido para su gestión (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros, etc...).
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  7. Introducir en el fichero de la imagen, como metadatos, la información exigida por la Administración Tributaria que incluye la referencia identificativa de la homologación acordada, una marca de tiempo, así como el nombre y el número de versión del software de digitalización. Para la representación de metadatos, la Agencia Tributaria establece como referencia la especificación estándar denominada XMP (Extensible Metadata Platform).
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  9. Firma del fichero que contiene la imagen optimizada y los metadatos, mediante firma electrónica reconocida o mediante cualquier otro sistema de firma electrónica admitido por la Agencia Tributaria con base en un certificado eléctrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada. El proceso de firma, en el que puede incluirse sellado de tiempo, conllevará, en cualquier caso, el cálculo previo de la huella o valor resumen del citado fichero. En el cálculo de la huella o valor resumen se podrá utilizar cualquier algoritmo que cumpla los requisitos tecnológicos mínimos, siendo SHA-1 el mínimo que el estado actual de tecnología establece. El fichero, con la imagen resultante y sus metadatos, debe permanecer inalterado desde este instante. La validez de la imagen digitalizada de la factura requerirá disponer de los procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad de la imagen con el documento digitalizado en el procedimiento de digitalización certificada.
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¿Qué es el Plan de Gestión de Calidad?

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Se entiende por Plan de Gestión de Calidad como el conjunto de operaciones de mantenimiento preventivo y comprobaciones rutinarias que permitan garantizar mediante su cumplimiento que, en todo momento, el estado del software de digitalización y los dispositivos asociados producen imágenes fieles e íntegras. El objetivo es velar por la correcta calidad de la imagen obtenida y de sus metadatos, independientemente del momento de tiempo en el que se haga uso del software de digitalización.

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¿Se deben incluir datos adicionales?

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Datos adicionales deben acompañar a la imagen.-El resultado de la digitalización certificada debe organizarse en torno a una base de datos documental, conservándose por cada documento digitalizado un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los artículos 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, además de un campo en el que se contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la contenga, en ambos casos con la firma electrónica de la imagen del documento de acuerdo con lo señalado en el apartado tercero de esta Resolución.

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¿Cómo se realiza la firma de la base de datos?

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La firma de la base de datos a que se refiere el apartado 2.d) 1.ª del artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, puede ser realizada mediante cualquiera de los sistemas de firma electrónica contemplados en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.

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¿Qué entiende la Agencia Tributaria por Acceso completo y sin demora?

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Se entiende por acceso completo y sin demora aquel que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro regulados en los artículos 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal.

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Asimismo, la base de datos creada debe permitir la consulta a los siguientes datos: los de la firma electrónica de la imagen, incluido, en su caso, el sello de tiempo; la información del certificado y los metadatos a los que se hace mención en el apartado Tercero de esta Resolución; la referencia identificativa de la homologación acordada, una marca de tiempo, y el nombre y número de versión del software de digitalización.

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¿Cómo sé si un software está homologado?

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La Agencia Tributaria tiene publica la lista en la que recoge qué softwares cumplen con los requisitos de homologación y han sido aceptados por el El Director del Departamento de Informática Tributaria.

\r\nEscarga el documento


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